Pemanfaatan Mail Merge pada Libreoffice untuk Tata Usaha Madrasah

Tulisan ini juga saya kirim ke: http://panduan.blankonlinux.or.id/perkantoran/pemanfaatan-mail-merge-pada-libreoffice-untuk-tata-usaha-madrasah/

Tata Usaha Madrasah tentu sangat akrab dengan aplikasi komputer perkantoran atau Office. Salah satu aplikasi perkantoran adalah Libreoffice. Libreoffice merupakan aplikasi perkantoran yang multiplatform sehingga dapat dipasang / diinstall pada komputer dengan sistem operasi Linux ataupun Windows. Libreoffice juga merupakan aplikasi yang opensource sehingga file installernya dapat diunduh secara gratis dan legal / bukan bajakan.

Seperti aplikasi perkantoran pada umumnya, Libreoffice juga menyediakan aplikasi pengolah kata (Text Document), aplikasi pengolah angka (Spreadsheet), dan aplikasi database. Tata Usaha madrasah tentu sangat sering menggunakan aplikasi pengolah kata dan aplikasi pengolah angka.

Data-data madrasah seperti data siswa dan data personalia, biasanya dibuat dengan aplikasi pengolah angka / spreadsheet seperti Libreoffice Calc ataupun Ms Excell. Sedangkan surat-surat madrasah seperti surat undangan, surat keputusan pengangkatan guru, surat keterangan biasanya dibuat dengan aplikasi pengolah kata sperti libreoffice writer atau Ms Word.

Pada aplikasi pengolah kata ada fasilitas mail merge yang dapat menghubungkan Text document dengan data yang tersimpan pada spreadsheet. Fasilitas mail merge / surat massal ini dapat dimanfaatkan oleh tata usaha madrasah untuk membuat surat-surat dengan format yang sama tapi dalam jumlah yang banyak, misalnya untuk membuat;

• Surat undangan sekaligus nama penerimanya
• Surat Keputusan Pengangkatan PTK (Pendidik dan Tenaga Kependidikan)
• Kartu Tes sekaligus identitas peserta tes masing-masing
• Lembar identitas raport / LHB (Laporan Hasil Belajar)
• Buku Induk

Fasilitas mail merge juga dapat dimanfaatkan untuk membuat atau mengedit dokumen yang dibutuhkan secara bersama-sama oleh beberapa madrasah dalam satu kelompok kerja seperti KKM (kelompok Kerja Madrasah). Misalnya;

• Pembuatan dokumen I KTSP beserta identitas madrasah
• Pembuatan RPP beserta identitas madrasah dan guru
• Buku Panduan Tes

Pemanfaatan mail merge lebih efektif bila sudah diatur sejak pembuatan dokumen awal dan akan lebi efektif lagi bila suda tersedia data rujukannya dalam spreadsheet.

Langkah-langkah penggunaan mail merge

Penggunaan mail merge dapat mengikuti langkah-langkah dalam Panduan Surat Massal atau Mail Merge Wizard yang terdapat dalam menu Tools;

• Klik menu Tools

• Klik Mail Merge Wizard
• Ikuti langkah-langkahnya;

Adapun langkah-langkah penggunaan mail merge yang biasa saya lakukan adalah sebagai berikut;

• Membuat text dokumen awal misalnya surat undangan dengan Libreofice Witer
• Membuat data rujukan dengan mengedit data yang sudah ada dalam Libreoffice Calc
• Memasukkan field dari data rujukan ke dalam surat
• Mengikuti Mail Merge Wizard
• Mengecek dokumen hasil Mail Merge
• Mencetak

Contoh Pembuatan Surat dengan Mail Merge pada Libreoffice

• Buat surat dengan Libreoffice Writer.
• Biarkan kosong bagian-bagian yang akan diisi dengan mail merge misalnya; nama wali, nama siswa, dan kelas.
• Buat data rujukan dalam Libreoffice Calc dengan kolom Nama, Kelas, Nama Wali, Hari, dan Waktu

• Masukkan field dari data di Libreoffice Calc ke dalam Surat dengan cara;
  • buka kembali dokumen surat
  • letakkan kursor mouse pada bagian surat yang akan diisi. Misalnya kami akan mengisi nama wali murid setelah kata Yth Bapak/Ibu
  • klik menu insert > Fields > Other. Atau dengan cara menekan tombol Ctrl dan F2 pada keyboard
  • Klik tombol Browse dan arahkan ke tempat file data rujukan di simpan. Pada contoh ini data rujukan disimpan dengan nama 'Data wali murid 2014.ods

• Karena data yang kami jadikan rujukan adalah sheet1 dalam file 'Data Wali Murid 2014.ods', maka kami pada kotak dialog Fields, bagian Database selection, kami pilih Data Wali Murid 2014 > Sheet1 > Nama Wali
• Lakukan hal yang sama untuk memasukkan fields Nama siswa, Kelas, Hari dan Waktu.
• Cek kembali dan pastikan tidak ada kesalahan pengetikan/pemformatan serta penempatan fields-fields.
• Klik menu Tools > Mail Merge Wizard
• Ikuti langkah-langkahnya dengan meng-klik Next
• Pada langkah ini kadang terjadi error sehingga aplikasi Libreoffice tiba-tiba menutup sendiri.
• Buka kembali dokumen awal (surat dalam libreoffice writer)
• Klik File > Print
• Bila muncul kotak dialog, klik Yes
• Untuk memudahkan pengeditan, pilih pencetakan sebagai file dengan cara meng-klik radio botton File pada bagian Output
• Kita juga dapat menentukan record data mana saja yang akan dicetak, yaitu dengan cara meng-klik radio botton From dan mengisikan nomor data (mulai nomor berapa dan sampai nomor berapa) pada bagian record.
• Untuk memudahkan pengeditan dan pencetakan, plih Save as singgle documents (simpan beberapa surat hasil mergeran dalam satu file).
• Klik OK
• Tentukan nama file dan lokasi penyimpanan file hasil mergeran
• Tunggu sampai proses pencetakan/pembuatan file merge hingga selesai
• Setelah selesai, buka file hasil mergeran tersebut dan bila sudah tidak ada kesalahan, maka siap dicetak/diprint.
• SELAMAT MENCOBA

Sebelumnya, saya juga pernah kirim tulisan ke http://panduan.blankonlinux.or.id ;

Cara menghitung umur pada libreoffice-calc
Cara menghitung jumlah siswa berdasarkan umurnya pada-libreofficecalc

Cara membuat-buku-absensi-daftar-kehadiran-dengan-libreoffice-calc
set-print-area-libreoffice-calc
Cara membuat-label-buku-perpustakaan-dengan-libreoffice-calc/